Certificación de fotocopias ante escribano

Una de las atribuciones del escribano o servicio que presta habitualmente es la de certificar fotocopias.

En distintos tipos de trámites de organismos o instituciones de carácter público o privado, es requisito presentar documentación con certificación ante escribano, por ejemplo, del Documento de Identidad, de los contratos de locación o comodato, títulos de propiedad de inmuebles, automotores u otros bienes, títulos de colegios secundarios y universitarios, certificados, diplomas de cursos, seminarios, talleres y todo tipo de capacitación que integran un currículum, entre otros.

Para cumplir esta función certificante, cada demarcación provincial tiene su propia reglamentación aprobada por el Colegio de Escribanos, y en Corrientes se define esta tarea de la siguiente manera:
“La certificación realizada, por el notario interviniente y requerido con la competencia debida, es la afirmación positiva por él dada, de que la copia es la reproducción fiel del original, que, para el acto, debe, bajo su responsabilidad exclusiva, contar con el mismo y confrontar la exactitud entre uno y otra en forma coetánea.”
Ello quiere decir, que la persona que concurre a requerir certifique la copia, debe contar con documentación original, e ir munido también con su fotocopia actualizada.

MODELO DEL SELLADO DE ACTUACIÓN NOTARIAL DE USO POR LOS ESCRIBANOS DE LA PROVINCIA DE CORRIENTES.

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Una de las situaciones frecuentes que se da en la vida profesional, es la de los títulos secundarios o universitarios, en el caso de los títulos secundarios, no suelen contar con el original para exhibir, atento a no haber retirado de la universidad donde inició una carrera profesional y quedó la persona sólo con fotocopias y concurre con ella a que se le certifique, ante la imposibilidad del cotejo y exactitud, el escribano no podría intervenir como certificante.
Y en el caso de los títulos universitarios, también suele darse que los profesionales que requieran el servicio de certificación de fotocopias de sus títulos, no mantengan los originales a disposición por haber enmarcado y colgado en sus oficinas, o bien las fotocopias exhibidas no guardan exactitud por tener otros registros en el título original.
El notario requerido para la intervención en las certificaciones de fotocopias, debe tomar todos los recaudos necesarios para asegurar inequívocamente que las copias certificadas contengan todos los signos distintivos y positivos de su original.
Lo que significa que las copias a certificar deben estar legibles sin adulteraciones, con sus anversos y reversos en forma completa, sellos y firmas insertas dependiendo del documento de que se trate.
El escribano deberá abstenerse de certificar copias/fotocopias, hechas en formas ilegibles o incomprensibles por defecto de la reproducción, aún cuando resulte claro y preciso el original.
En la regulación local, se permite certificar copias/fotocopias, de copias/ fotocopias certificadas, pero en todos los casos debe surgir, en forma clara y precisa la cadena de certificaciones anteriores realizadas por el mismo escribano que intervino u otro, en el que deben constar la firma, el sello y el sellado de actuaciones notariales de las certificaciones anteriores en forma indubitable.
Cabe señalar que esta cadena de certificaciones, sólo puede darse con la intervención sucesiva de escribanos, no de otros certificantes como la Policía, Entidad Bancaria, Jueces y Secretarios de Juzgados, entre otros.
A modo de ejemplo, se puede citar, que según cuál sea el lugar a presentar, hay veces que permiten que la documentación sea certificada por la Policía, y la persona munida de una copia de esa certificación administrativa por dicho agente, pretende que la copia así certificada, posteriormente sea nuevamente certificada por un escribano, lo que no sería factible.
La importancia de las certificaciones notariales de las copias/fotocopias radica en que es un instrumento público, de acuerdo a lo establecido en el artículo 289 inciso B del Código Civil y Comercial de la Nación.
Esa naturaleza jurídica, no le confiere tal calidad al documento certificado, sino que comprende la dación de fe de haber realizado el cotejo y comprobar la exactitud entre el original y la copia del documento exhibido.
En la forma de intervención de un escribano, para todos los casos de certificaciones de copias /fotocopias, se utiliza un sellado especial de actuación notarial que va unido a la copia del documento certificado y que tiene como denominación en su margen superior “Certificacion de Copia Notarial”, con una numeración fiscal inserta y en los nuevos sellados de actuación además tienen un código QR con el número del sellado, y signos de seguridad para evitar su adulteración.
La falta de inserción de ese sellado de actuación, hace perder a los documentos, los efectos de Instrumento Público y sólo valdrán como “copia simple” con los efectos jurídicos respectivos de dichas copias.
En cuanto a la validez fuera de la jurisdicción, esto es hacer valer en otra provincia, los documentos certificados por escribanos de la provincia de Corrientes corresponde realizar el trámite administrativo de legalización ante la sede del Colegio de Escribanos o sus Delegaciones en el interior, presentando el mismo y abonando un arancel determinado por resolución arancelaria.
El Colegio de Escribanos tiene la atribución y el deber de dictar las resoluciones de carácter general tendientes a unificar los procedimientos para la actuación notarial en la provincia de Corrientes, en materia de certificación de copias/fotocopias intervenida por el notariado provincial a fin de evitar dispares interpretaciones por parte de funcionarios.
Es de fundamental importancia conocer la forma de que se expide una certificación de fotocopia ante escribano, para la valoración jurídica de los documentos que circulen bajo esta modalidad, tanto en sede judicial, administrativa y/o privada conforme a sus efectos para la seguridad jurídica.

(*) Escribano

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Diario Época