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Certificación de firmas ante escribano

Es frecuente que las personas requieran presentar ciertos trámites ante organismos públicos o privados, aseguradoras, obras sociales, Registro del Automotor, Registro de Polinave, entre otros, y se le exija la documentación con firma certificada ante notario.


FIRMA

Si bien es cierto que los bancos o la Policía realizan certificaciones de firma, comprende a trámites internos, propiamente válidos dentro de esas instituciones, pero no referentes a documentación de tipo comercial, laboral, familiar o privada en la que la intervención debe ser necesariamente de un escribano.

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El rol del escribano habilitado como certificante de firmas lo cumple con los recaudos de ley, dentro de su competencia material, personal y en su ámbito territorial.
El Reglamento de Certificación de Firmas, elaborado por el Colegio de Escribanos de la Provincia de Corrientes, lo define:
El acto notarial de certificación de firma es aquel en el cual el escribano declara que un requirente suscribe en su presencia un documento, registrando dicha rogatoria en el protocolo o en el libro de requerimientos.
Ello significa que la persona que concurre a certificar su firma debe estar presente y firmar en presencia del escribano, debiendo este individualizar previamente al requirente, quien justificará su identidad conforme a lo establecido en el artículo 306 del Código Civil y Comercial de la Nación.
El citado Artículo 306, dispone: La identidad de los comparecientes debe justificarse por cualquiera de los siguientes medios:
a) por exhibición que se haga al escribano de documento idóneo; en este caso, se debe individualizar el documento y agregar al protocolo reproducción certificada de sus partes pertinentes;
b) por afirmación del conocimiento por parte del escribano.
El primer inciso, se refiere a exhibir el Documento de Identidad, el que debe estar vigente conforme a su fecha de expedición por el Registro de las Personas y en el caso de un residente extranjero, puede contar con pasaporte y su ingreso al país o bien con Documento Nacional de Identidad para Extranjeros.
El segundo inciso de afirmación por parte del escribano se da respecto a la persona que es un cliente habitual.

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Si bien el escribano en la actualidad no es el único oficial público certificante de firma, según el documento de que se trate, los efectos de la certificación notarial de firmas constituyen instrumentos públicos de los enumerados en el Artículo 289, inciso b) del Código Civil y Comercial de la Nación, lo que da certeza y fecha cierta del firmante.
Los instrumentos habituales en la práctica profesional por los que concurren a las escribanías son: boletos de compraventas, contratos de locación, formularios para presentar en ANSES, AFIP, DGR, IPS, bancos, seguros, financieras, formularios del Registro del Automotor, autorizaciones privadas como conducir, de viaje de menor de edad, entre otros.
Puede darse el supuesto de que las personas que requieran certificar sus firmas exhiban el instrumento o formulario en el que desean se les certifique sus firmas, y que el escribano no haya sido el redactor del instrumento bajo su asesoramiento, y en consecuencia, deba calificar el documento exhibido, pudiendo negarse a efectuar la certificación en los siguientes casos:
a) Cuando contuviere cláusulas contrarias a las leyes, a la moral o a las buenas costumbres.
b) Cuando versare sobre negocios jurídicos que requieran para su validez la forma de la escritura pública u otra clase de instrumento público y estuviere redactado atribuyéndole los mismos efectos y eficacia o en forma tal que pudiera interpretarse que se ha querido dar al mismo el alcance de aquellos instrumentos.
Como ejemplo en el inciso a), se puede mencionar que hay prohibición de intervenir por contener objeto ilícito, cuando concurran a certificar un boleto de compraventa donde la venta sea de un recién nacido; un contrato de locación con destino a prostíbulo o venta de producto clandestino, autorización de entrega directa en guarda de niños, niñas y adolescentes, pagares totalmente en blanco o sin los requisitos exigidos.
Y en el supuesto del inciso b), cabe tener presente que el Código Civil y Comercial de la Nación, que regula los actos jurídicos, para algunos figuras exige la forma de escritura pública, como las donaciones de inmuebles, de autos, las cesiones de derechos hereditarios, convenciones matrimoniales, Leasing si tiene como objeto inmuebles, buques o aeronaves, Contrato oneroso de Renta Vitalicia, entre otros, por lo que queda prohibida la forma por instrumento privado con certificación de firmas.
En determinados documentos, que contengan un acto jurídico de contenido oneroso, cuyas firmas se requiera certificar, el Escribano por su carácter de Agente de Retención para el Fisco provincial y nacional, retendrá la suma suficiente para ingresar a las arcas del Estado bajo su responsabilidad, pudiendo el requirente solicitar la constancia de dicha retención y posteriormente copia de su comprobante de pago si no fue anexado al documento certificado.
También puede darse que el documento a certificar esté redactado en idioma extranjero.Si el documento estuviese redactado en idioma extranjero que el Escribano no conozca, deberá previamente solicitar su traducción por traductor público matriculado o en su defecto por un intérprete conforme a las posibilidades del medio.
Una situación particular, que el Código Civil y Comercial prevé para los instrumentos privados, es que si alguno de los firmantes de un instrumento privado no sabe o no puede firmar, puede dejarse constancia de la impresión digital o mediante la presencia de dos testigos que deben suscribir también el instrumento. Casos habituales es de personas de avanzada edad o que han sufrido algún tipo de enfermedad que afecta la movilidad de las manos, se da en formularios de actuaciones previsionales, como la presentación en la ANSES, e IPS.
En ese sentido, el Reglamento de Certificación de Firmas que rige a los Escribanos de la Provincia de Corrientes, establece: El escribano podrá certificar notarialmente las impresiones digitales en instrumentos privados cuando el derecho vigente permita la expresión de la voluntad por ese medio, si un requirente no sabe o no puede firmar.
Y respecto de su intervención y procedimiento, el Escribano interviniente es personalmente responsable de la calificación acerca de la procedencia de certificar la impresión digital estampada por el requirente al pie de un documento, según el caso concreto y atendiendo a los supuestos que prevé la normativa de fondo, para lo cual aplicará -en lo compatible- la totalidad de la normativa del Código Civil y Comercial de la Nación, de otras leyes y la Reglamentación referentes a la certificación notarial de firmas.
Así como se mencionó al comienzo, el Escribano tiene delimitada su competencia territorial, por lo que los actos notariales de certificación de firmas que se efectúen conforme lo normado en el Reglamento para los Escribanos de la Provincia de Corrientes, serán válidos y eficaces en todo el territorio provincial, debiendo ser legalizadas por el Colegio de Escribanos para adquirir eficacia extraterritorial, esto es fuera de Corrientes.
La autoridad legalizadora fiscaliza el cumplimiento del Reglamento, pudiendo devolver o rechazar el trámite en los casos de inobservancia del mismo, o que puede dar lugar a la instrucción del pertinente sumario y a la adopción de medidas disciplinarias, acordes a la gravedad de las infracciones comprobadas.
A los fines de tener seguridad de los alcances y consecuencias del documento privado que firmará, recurra a un Escribano para que lo asesore, previamente y en su caso, sea quien le certifique notarialmente la firma, salvo los casos enumerados donde puede abstenerse de intervenir, ya que uno de los principios que rige al Notariado es abstente si la más leve duda opaca la transparencia de tu actuación.

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